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Wie man erfolgreich auf E-Procurement umstellt
- Veröffentlicht am 28. März 2023
- Zuletzt bearbeitet am 29. Aug. 2023
- 4 min
Wie man erfolgreich auf E-Procurement umstellt
Knowledge Manager Sheena Donaldson vom weltweit größten Berufsverband für Beschaffung und Versorgung, dem Chartered Institute of Procurement Supply mit Sitz in UK erklärt, warum E-Procurement die anfänglichen Investitionen wert ist
Die Einführung von E-Procurement hält für Ihr Unternehmen gleich eine Reihe von Vorteilen bereit. Zum einen sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, zum anderen wird eine bessere Nutzung Ihrer Ressourcen in Form eines effizienteren Zeitmanagements zu einer Reduzierung der Gesamtbeschaffungskosten führen. Dies wirkt sich direkt auf Ihren Profit aus.
Darüber hinaus ermöglicht E-Procurement eine bessere Rückverfolgbarkeit durch Ihre gesamte Lieferkette. Auch hier kommt es zu Zeitersparnissen beim Beschaffungsprozess, wenn für Analysen und Berichte auf einen Blick genau gesehen werden kann, was bestellt wird und wie hoch die Kosten dafür sind.
Dies ist bei der indirekten bzw. MRO-Beschaffung besonders wichtig, da hier oft große Mengen an Bestellungen für eine große Anzahl von Lieferanten vorliegen. Hier erweist sich die durch E-Procurement verbesserte Sichtbarkeit als essenziell.
E-Procurement-System
„E-Procurement hilft dabei, das Risiko für Ihr Unternehmen zu reduzieren.“
Sheena Donaldson, Knowledge Manager, The Chartered Institute of Procurement & Supply
Die elektronische Beschaffung hilft auch dabei, das Risiko für Ihr Unternehmen zu reduzieren. Wenn Sie nachverfolgen können, welche Produkte und Teile bestellt wurden, können Sie Produkte an die Quelle zurückverfolgen.
Mit einem gut unterstützten Audit-Prozess, der parallel zum E-Procurement-System läuft, kann somit die Zahl gefälschter oder nicht konformer Artikel, die in Ihren Produktionsprozess gelangen, erheblich reduziert werden.
Wenn Sie wissen, wo Ihre Waren herkommen, und mit Lieferanten zusammenarbeiten, die bereit sind, Angaben zu Compliance und Nachverfolgbarkeit in Ihr E-Procurement-System einzuspeisen, hilft das, Risiken zu reduzieren und einen besseren Überblick über die Ausgaben zu erhalten.
Bei der MRO-Beschaffung gibt es zwischen verschiedenen Branchen und Unternehmen große Unterschiede bei der Umsetzung von E-Procurement. Natürlich ist die Einrichtung eines solchen Systems mit Kosten verbunden und es unterstützen auch nicht alle Lieferanten die elektronische Beschaffung, sodass manche Bestellungen weiterhin analog getätigt werden müssen.
Die Umstellung auf ein E-Procurement-System bietet echte Vorteile
In den meisten Fällen bietet die Umstellung auf ein digitales Beschaffungssystem jedoch echte Vorteile und kann Unternehmen helfen, die Zahl ihrer Lieferanten zu reduzieren. Dies führt zu langfristigen Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen.
„Die Umstellung auf ein digitales Beschaffungssystem bietet echte Vorteile und kann Unternehmen helfen, die Lieferantenzahl zu reduzieren.“
Sheena Donaldson, Knowledge Manager, The Chartered Institute of Procurement & Supply
Der Schlüssel, um die Geschäftsleitung Ihres Unternehmens von den Vorzügen der elektronischen Beschaffung zu überzeugen, liegt in der klaren Benennung der Anfangskosten und der langfristigen Ersparnisse. So kann auch die gehobene Führung den Sinn davon erkennen, in neue Systeme zu investieren.
Beim CIPS haben wir festgestellt, dass immer mehr Unternehmen auf E-Procurement umsteigen. Zum Teil wegen der offenkundigen Vorteile, aber auch, weil sie dasselbe bei ihren Wettbewerbern beobachten und jede Möglichkeit nutzen, ihre Produktivität zu steigern und um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Für die Einrichtung von E-Procurement gibt es keinen einheitlichen Ansatz. Meiner Meinung nach ist es üblicherweise am besten, wenn das ganze Unternehmen direkt ganz auf E-Procurement-System umsteigt, anstatt dass dieser Prozess nach und nach vollzogen wird und sich über mehrere Jahre hinzieht.
Der Nachteil ist dabei, dass es bei der Umstellung zu recht großen Störungen im Unternehmen kommen kann. Unternehmen müssen das alte und das neue System oft gleichzeitig betreiben, und Mitarbeiter müssen in kurzer Zeit viel Neues lernen.
Die kurzfristige Anstrengung macht sich langfristig aber bezahlt, und wenn Sie alle Personen, die das neue System regelmäßig benutzen werden, für sich gewinnen können, wird der Prozess viel reibungsloser verlaufen. Schon nach wenigen Monaten können Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen feststellen.
Eine E-Procurement-Plattform auswählen, die auch die zukünftigen Anforderungen erfüllen kann
Die Entscheidung, in eine bestimmte Software oder E-Procurement-Plattform zu investieren, muss jedes Unternehmen für sich selbst treffen. Wie bei jeder anderen Investition auch ist es das Wichtigste, sicherzustellen, dass Sie für Ihre Investition ein Produkt erhalten, das sie lange nutzen können. Deshalb ist es wichtig, Ihre Anforderungen zu betrachten und eine Plattform zu wählen, die sowohl Ihren aktuellen als auch Ihren zukünftigen Beschaffungsbedürfnissen entspricht.
Sie müssen auch akzeptieren, dass die Technologie sich schnell weiterentwickelt. Es kann also gut sein, dass in Zukunft weitere Investitionen erforderlich sein werden. Wenn Sie jedoch von Anfang an eine passende Lösung gewählt haben, haben Sie die höchste Wahrscheinlichkeit, Ihre Investitionsrendite zu maximieren und die Vorteile von E-Procurement so lange wie möglich zu nutzen.