Wie Sie bei der Gebäudeinstandhaltung mit MRO Kosten sparen können

Eine Herausforderung sind die indirekten Beschaffungskosten der Produkte für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) für die Instandhaltung von Gebäuden, also dem tagtäglichen Einkauf von mechanischen, sanitären und elektrischen Ersatzteilen und Komponenten. Diese Herausforderung ist gleichzeitig jedoch auch eine Möglichkeit, die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, was sich positiv auf den Profit des Unternehmens auswirkt. 

„Wenn Sie unnötigen Bestand im Lager haben, binden Sie auch Betriebskapital.“ 

Del Tiwana, Industry Sector Manager, RS Components. 

„Es ist einfacher, dafür zu argumentieren, die MRO-Ausgaben für Anlagen und andere betriebswichtige Maschinen genau zu kontrollieren, aber auch die MRO-Ausgaben für die Instandhaltung von Gebäuden müssen betrachtet werden“, erklärt Helen Alder, Head of Knowledge beim weltgrößten Berufsverband für Beschaffung und Versorgung, dem Chartered Institute ofProcurement and Supply (CIPS) mit Sitz in UK. „Viele Unternehmen haben zahlreiche große Immobilien und geben im Laufe eines Jahres große Summen für die Instandhaltung der Gebäude aus. 

Da ist es wichtig, eine Liste der wichtigsten Lieferantenzu haben, die Teile liefern können, wenn man sie braucht“, so Alder weiter. Hilfreich ist ebenfalls ein Wartungsplan der Gebäude, um die Übersicht zu behalten. 

Wenn es um MRO geht, sind Transparenz und Sicherheit in diesem Sektor von entscheidender Bedeutung. Gleiches gilt auch für die wachsende Bedeutung von Nachhaltigkeit und Recycling – sowohl um Umweltbewusstsein zu demonstrieren als auch um Energie zu sparen. 

„Wir helfen unseren Kunden, ineffiziente Energienutzung zu erkennen“, erklärt Del Tiwana, Industry Sector Manager bei RS Components. „Das kann bei etwas so Einfachem wie der Beleuchtung passieren oder bei so komplexen Dingen wie Produktionsmaschinen. Aber auch für die Instandhaltung von Gebäuden gibt es wichtige MRO-Themen – nicht nur im Hinblick auf die gekauften Produkte, sondern auch darauf, wie diese gekauft werden. Der Einkauf von Produkten für die Gebäudeinstandhaltung sollte unbedingt streng kontrolliert werden.“ 

Ein Problem dabei ist die Einstellung, alles vorrätig zu halten, falls es mal gebraucht werden sollte, sagt Tiwana. „Eine Papierfabrik hat vielleicht mehrere Millionen Euro an MRO-Produkten auf Lager, von denen etwa 30–40 % nach einer gewissen Zeit veraltet. Es handelt sich um Produkte, die aufbewahrt werden und vielleicht gar nicht mehr brauchbar sind. Darum werden sie oft ignoriert. Da sagen wir bei RS oft: ‚Schauen wir uns mal Ihre Lagerbestände, das Umfeld, die Art der Lagerung und den tatsächlichen Verbrauch und die Nutzung für Reparatur und Instandhaltung an‘“, erklärt er.  

„Bei elektronischen Produkten kann es genauso sein. Da lagern Kunden teilweise alle möglichen verschiedenen Marken und Produkte von zahlreichen Lieferanten. Wenn Sie aber unnötigen Bestand im Lager haben, binden Sie auch Betriebskapital. Sie zahlen für die Lagerung also einen Preis. Und selbst wenn Sie die Produkte vor Ort aufbewahren, gibt es keine Garantie dafür, dass sie auch funktionieren, wenn Sie sie benutzen wollen. Es könnten Teile fehlen, zu Verunreinigungen durch Staub oder Wasser gekommen sein oder Fehler bei der Lagerung gegeben haben“, so Tiwana weiter. 

„Der MRO-Einkauf sollte unbedingt streng kontrolliert werden.“ 

Del Tiwana, Industry Sector Manager, RS Components 

Hier kann sich eine proaktive MRO-Strategie bezahlt machen. Wenn Sie eine Beschaffungs- oder Einkaufsstrategie für MRO entwickeln, kann das dabei helfen, die Prozesse zu straffen und Bürokratie abzubauen. Und vor allem kann dadurch der Lagerbestand reduziert werden, den Sie vor Ort vorhalten – und wenn die verwendeten Geräte sehr groß sind, ist dieser oft auch sehr groß. 

„Mit einer MRO-Strategie können Sie Ihren Lagerbestand und Ihre Lieferanten überprüfen“, sagt Tiwana. „Eine Möglichkeit, Ihr Betriebskapital zu reduzieren und trotzdem die Verfügbarkeit von Produkten zu garantieren, ist die Einführung von Vendor ManagedInventory (VMI), also lieferantengesteuertem Versand, mit einer Lösung wie RS ScanStock®. Mit diesem Dienst kann RS Ihr Lager vor Ort verwalten und bestücken. Wir sorgen dafür, dass sie regelmäßig aufgefüllt werden. 

Es ist wichtig, sich MRO im gesamten Unternehmen anzuschauen, um die Lieferantenbasis zu straffen und so zu einem effizienteren Einkaufsprozess zu gelangen. Dadurch erhalten Sie eine bessere Kontrolle sowohl über den Preis, den Sie zahlen und mit dem Sie rechnen können, als auch über Probleme wie unkontrollierte oder Spontankäufe. 

„Einzeln genommen mögen unkontrollierte Ausgaben für Dinge wie Glühbirnen oder Unterlegscheiben auf den ersten Blick harmlos erscheinen“, sagt Alder. „Wenn dies in Ihrem Unternehmen aber oft vorkommt, wird es für Sie schwer werden, den Überblick über diese Ausgaben zu behalten. Dann zahlen Sie womöglich zu viel für Teile und gehen auch das Risiko ein, markenlose, minderwertige Teile zu kaufen, die eine kurze Lebensdauer haben.“